Digitalizzazione documentale
DataWeb Group offre un servizio completo di digitalizzazione della documentazione cartacea: dalla preparazione dei documenti alla scansione ad alta risoluzione, fino alla restituzione nel formato e sul sistema scelti dal cliente. Un archivio digitale fedele all'originale, consultabile in pochi secondi.
Una copia digitale fedele all'originale
DataWeb Group trasforma la documentazione cartacea in un archivio digitale completo e fedele. Ogni pagina, annotazione o appunto viene acquisito e archiviato esattamente come si presenta nell'originale, senza perdita di contenuto o di contesto.
Il risultato è una copia digitale che riproduce integralmente il patrimonio informativo, eliminando i costi di spazio, i tempi di ricerca e i rischi di deterioramento o smarrimento.
I vantaggi della digitalizzazione
- task_alt Ricerca immediata: ogni documento è reperibile in pochi secondi tramite la piattaforma web.
- task_alt Recupero degli spazi: liberazione delle aree destinate all'archivio cartaceo.
- task_alt Integrità nel tempo: la copia digitale protegge il contenuto da deterioramento e smarrimento.
- task_alt Sicurezza e conformità: accesso riservato alle sole persone autorizzate e tracciabilità delle consultazioni, nel rispetto del GDPR (Regolamento UE 2016/679).
- task_alt Dati in Italia: la documentazione digitalizzata è ospitata su server collocati in Italia.
- task_alt Sostenibilità: riduzione del consumo di carta e dell'impatto ambientale.
Fasi operative
Il servizio si articola in quattro fasi, gestite interamente da DataWeb Group, con controllo di qualità e tracciabilità in ogni passaggio.
Normalizzazione
I documenti vengono preparati per l'acquisizione: rimozione di punti metallici e legature, verifica dello stato di conservazione e ordinamento per tipologia secondo i criteri concordati con il cliente. Questa fase garantisce una scansione fedele e senza interruzioni.
Scansione
I documenti vengono acquisiti con scanner professionali ad alta risoluzione, nel pieno rispetto dell'originale. Ogni immagine è sottoposta a controllo qualità per verificarne nitidezza, completezza e corretto orientamento; in caso di anomalia si procede a una nuova acquisizione.
Estrazione metadati (data entry)
A ciascun documento vengono associati i metadati che ne consentono la ricerca rapida e mirata. I metadati da estrarre vengono definiti insieme al cliente, in base alle sue esigenze di consultazione e all'organizzazione del suo archivio, così da rendere ogni documento immediatamente reperibile secondo i criteri più utili.
Pubblicazione su piattaforma web / restituzione
Le immagini e i metadati vengono restituiti secondo la modalità concordata con il cliente: pubblicazione sulla piattaforma web proprietaria DataWeb — consultabile da PC, tablet e smartphone, con dati ospitati su server in Italia — consegna diretta dei file in formato PDF, oppure integrazione nei sistemi gestionali già in uso presso il cliente. La modalità più adatta viene definita in fase di progetto, in base all'infrastruttura e alle preferenze del cliente.
