Deposito documentale
Custodia fisica della documentazione cartacea presso strutture sicure e a norma. Ritiro, catalogazione, conservazione e riconsegna su richiesta, in formato cartaceo o digitale.
Custodia e gestione dell'archivio cartaceo
DataWeb Group offre un servizio completo di deposito e custodia della documentazione cartacea. I documenti vengono ritirati direttamente presso la sede del cliente, catalogati e conservati nelle strutture DataWeb in ambienti controllati e ad accesso regolamentato, nel pieno rispetto della normativa vigente.
Su richiesta, ogni documento può essere recuperato e riconsegnato in copia cartacea oppure digitalizzato e trasmesso in formato elettronico.
Una soluzione che libera spazio operativo, riduce i tempi di gestione dell'archivio e protegge la documentazione da rischi di smarrimento o deterioramento.
Come funziona
Il servizio è strutturato in cinque fasi, dalla presa in carico alla restituzione su richiesta.
Sopralluogo
Un incaricato DataWeb effettua un sopralluogo presso la sede del cliente per valutare il volume della documentazione, le caratteristiche dell'archivio e le attività necessarie all'intervento. Su questa base viene definito il piano di presa in carico.
Inscatolamento
La documentazione viene inserita in contenitori idonei alla conservazione di lunga durata, a cura del personale DataWeb. Durante questa fase viene verificato lo stato di conservazione dei documenti.
Catalogazione
Ogni unità viene identificata e registrata nel sistema gestionale tramite un codice univoco, che ne garantisce la tracciabilità lungo l'intero periodo di custodia.
Conservazione
I documenti vengono conservati presso le strutture DataWeb in Italia, in ambienti a controllo ambientale e ad accesso regolamentato, nel rispetto della normativa vigente in materia di custodia documentale.
Riconsegna
Su richiesta, ogni documento può essere recuperato e riconsegnato in copia cartacea presso la sede del cliente, oppure digitalizzato e trasmesso in formato elettronico.
